Aviso de prácticas de privacidad
En vigor desde el 14 de abril de 2003 Rev. 4 de septiembre de 2024
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y SANITARIA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ELLA. LEA ESTE DOCUMENTO CON ATENCIÓN.
Este aviso describe cómo OhioGuidestone y sus organizaciones subsidiarias (colectivamente, “Nuestra Agencia”) utilizan o divulgan su Información Sanitaria Protegida (PHI, por sus siglas en inglés).
Definiciones:
La Información Sanitaria Identificable Individualmente es la información sanitaria y demográfica recabada de una persona (ya sea oralmente o registrada en cualquier formato o medio) que (i) sea creado o recibido por Nuestra Agencia y (ii) se refiera a (a) el estado de salud física o mental pasado, presente o futuro de una persona, (b) la prestación de asistencia sanitaria a una persona, o (c) el pago pasado, presente o futuro por la prestación de asistencia sanitaria a una persona, y que identifique a la persona o con respecto a la cual exista una base razonable para creer que la información puede utilizarse para identificar a la persona.
La Información Sanitaria Protegida es Información Sanitaria Identificable Individualmente que (i) se transmite por medios electrónicos, (ii) se conserva en medios electrónicos, o (iii) se transmite o conserva en cualquier otro formato o medio.
La Información Sanitaria Protegida excluye la Información Sanitaria Identificable Individualmente (i) en los expedientes educativos amparados por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (20 U. S. C. 1232g), (ii) en los registros que se describen en 20 U.S.C. 1232g(a) (4)(B)(iv), (iii) en los expedientes laborales conservados por Nuestra Agencia en su calidad de empleador, y (iv) en relación con una persona fallecida hace más de cincuenta (50) años.
Nuestras responsabilidades:
La ley federal exige que mantengamos la privacidad de su PHI y que le proporcionemos este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad. Estamos obligados a notificar a las personas afectadas después de una brecha de PHI no segura. Estamos obligados a cumplir los términos de este Aviso, que se puede modificar periódicamente. Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este Aviso y a hacer que las nuevas disposiciones del Aviso entren en vigor para toda la PHI que conservamos. Revisaremos de inmediato este Aviso siempre que se produzca un cambio material en los usos o divulgaciones, sus derechos, nuestras obligaciones u otras prácticas establecidas en este Aviso. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud, en nuestras oficinas y en nuestro sitio web. Excepto cuando lo exija la ley, un cambio material de este Aviso no se aplicará antes de la fecha de entrada en vigor del nuevo aviso en el que se refleje el cambio material.
Cómo podemos utilizar o divulgar la PHI para tratamientos, pagos y operaciones de atención sanitaria:
Para tratamiento. Podemos usar y divulgar su PHI para coordinar o administrar su atención dentro de Nuestra Agencia y con personas u organizaciones fuera de Nuestra Agencia que estén involucradas en su atención, como su médico tratante, otros profesionales de atención sanitaria, proveedores de servicios contratados u organizaciones relacionadas. Por ejemplo, es posible que determinados proveedores de servicios implicados en su atención necesiten información sobre su estado de salud para que podamos prestarle los servicios de forma correcta y adecuada.
Para pago. Podemos incluir PHI en las facturas para cobrar o proporcionar el pago a o de terceros por la atención que reciba a través de Nuestra Agencia. Por ejemplo, parte de la PHI se transmite para la facturación de Medicaid.
Realizar operaciones de atención sanitaria. Podemos utilizar y divulgar PHI para nuestras propias operaciones y según sea necesario para proporcionar atención de calidad a todos nuestros consumidores de servicios. Nuestra Agencia está autorizada, certificada y acreditada por una serie de entidades externas. Cuando estas entidades llevan a cabo revisiones de la agencia para determinar si cumple con sus reglamentos, es posible que necesiten revisar el expediente de su caso. Contamos con personal de mejora de la calidad y cumplimiento que también lleva a cabo revisiones internas. Estos miembros del personal pueden revisar su expediente periódicamente para asegurarse de que el personal presta y documenta correctamente sus servicios. Las operaciones de atención sanitaria también pueden incluir actividades diseñadas para mejorar la salud o reducir los costes de la atención sanitaria, desarrollo de protocolos, gestión de casos y coordinación de la atención, revisión profesional y evaluación del rendimiento, revisión y auditoría, incluidas revisiones de cumplimiento, revisiones médicas, servicios legales y actividades administrativas y de gestión empresarial de Nuestra Agencia.
Cómo podemos utilizar o divulgar la PHI para recordatorios de citas o alternativas de tratamiento:
Podemos utilizar y divulgar su PHI para ponernos en contacto con usted como recordatorio de que tiene una cita. Podremos utilizar o divulgar su PHI para aconsejarle o recomendarle posibles opciones o alternativas de servicio que podrían ser beneficiosas para usted.
Divulgaciones que puede autorizarnos a hacer:
No utilizaremos ni divulgaremos su PHI sin autorización, excepto en los casos descritos en este Aviso. La mayoría de los usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia, según corresponda, requieren su autorización.
Con sujeción a determinadas excepciones limitadas, no podemos utilizar ni divulgar la PHI para fines de marketing, ni de ninguna manera que constituya una venta, sin su autorización. Puede autorizarnos por escrito a utilizar y/o divulgar información sanitaria a cualquier persona con cualquier fin. Si nos autoriza a utilizar o divulgar dicha información, puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento.
Otros usos o divulgaciones específicos:
Cuando lo exija la ley. Divulgaremos su PHI cuando así lo exija cualquier ley federal, estatal o local.
En caso de amenaza grave para la vida, la salud o la seguridad. De conformidad con la legislación vigente y las normas éticas de conducta, podremos divulgar su PHI si, de buena fe, creemos que dicha divulgación es necesaria para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para su vida, salud o seguridad, o para la salud y seguridad del público.
Cuando hay riesgos para la salud pública. Nuestra Agencia puede divulgar su PHI para actividades públicas y fines que permita la ley con el fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, informar de enfermedades o reacciones adversas a medicamentos, lesiones y acontecimientos vitales como el nacimiento o la muerte; llevar a cabo la supervisión de la salud pública, investigaciones e intervenciones; o notificar a una persona que ha estado expuesta a una enfermedad transmisible o que puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad.
Para denunciar maltrato, abandono o violencia doméstica. Notificaremos a las autoridades gubernamentales si creemos que un consumidor es víctima de maltrato, abandono o violencia doméstica. Lo haremos cuando así lo exija o autorice la ley, o cuando el consumidor esté de acuerdo con la divulgación.
Realizar actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar su PHI a una agencia de supervisión sanitaria para actividades que incluyan auditorías, investigaciones administrativas civiles o penales, inspecciones, concesión de licencias o medidas disciplinarias. Sin embargo, no podremos divulgar su PHI si usted es objeto de una investigación y su PHI no está directamente relacionada con la recepción de atención sanitaria o de beneficios públicos.
En relación con los procedimientos judiciales y administrativos. Podemos revelar su PHI en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo en respuesta a una orden de un tribunal judicial o administrativo según lo expresamente autorizado por dicha orden, o, en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal, si determinamos que la parte que busca la información ha hecho esfuerzos razonables para notificarle acerca de la solicitud o para asegurar una orden de protección calificada con respecto a la información de salud. Según la ley de Ohio, algunas solicitudes pueden requerir una orden judicial para la divulgación de cualquier información médica confidencial.
Para fines de aplicación de la ley. Según lo permita o exija la ley, podemos revelar PHI específica y limitada sobre usted para ciertos fines de aplicación de la ley.
Para fines de investigación. En determinadas circunstancias, podremos utilizar su PHI con fines de investigación. Antes de divulgar su PHI para tales fines de investigación de manera que usted pueda ser identificado, el proyecto estará sujeto a un extenso proceso de revisión y aprobación, a menos que se prohíba lo contrario, como en el caso de Medicaid.
Para funciones gubernamentales específicas. Los reglamentos federales pueden exigirnos o autorizarnos a utilizar o divulgar la PHI para facilitar funciones gubernamentales específicas relacionadas con funciones relativas a militares y veteranos; actividades de seguridad nacional e inteligencia; servicios de protección para el Presidente y otros, determinaciones de idoneidad médica; y custodia de reclusos y fuerzas del orden.
Para la indemnización por accidente laboral. Podemos utilizar o divulgar su PHI para programas de indemnización laboral o similares.
Transferencia de información en caso de fallecimiento. En determinadas circunstancias, podemos revelar su PHI a directores de funerarias, médicos forenses y médicos legistas para que lleven a cabo sus funciones de conformidad con la legislación aplicable.
Organizaciones de obtención de órganos. De conformidad con la legislación aplicable, podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades dedicadas a la obtención, almacenamiento o trasplante de órganos con fines de donación y trasplante de tejidos.
Para recaudar fondos. Podemos ponernos en contacto con usted para fines de recaudación de fondos, pero usted tiene derecho a rechazar dichas comunicaciones.
Sus derechos con respecto a la PHI:
Usted tiene los siguientes derechos en relación con la PHI que conservamos:
Derecho a un representante personal. Usted puede identificarnos personas que puedan actuar como su representante personal autorizado, como un tutor designado por un tribunal, con un poder de representación debidamente formalizado y específico que otorgue dicha capacidad, un poder de representación por tiempo indefinido para la atención sanitaria si permite a dicha persona actuar cuando usted pueda comunicarse por sí mismo, u otro método reconocido por la legislación aplicable. No obstante, podremos rechazar a un representante si, según nuestro criterio profesional, determinamos que no es lo más conveniente para usted.
Derecho a solicitar restricciones. Puede solicitar restricciones a determinados usos y divulgaciones de su información sanitaria. Tiene derecho a solicitar que se limite la divulgación de su PHI a alguien que participe en su atención o en el pago de la misma. Aunque consideraremos su solicitud, tenga en cuenta que no estamos obligados a aceptarla ni a acatarla, a menos que la solicitud se refiera a la divulgación de la PHI a un plan sanitario con el fin de realizar operaciones de pago o de atención sanitaria, y la PHI se refiera únicamente a un servicio de atención sanitaria por el que el proveedor haya recibido el pago íntegro de su bolsillo. Para solicitar dichas restricciones, póngase en contacto con su proveedor de servicios OhioGuidestone o con el responsable de privacidad de la agencia llamando al 440.260.8260.
Derecho a recibir información confidencial. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de manera confidencial. Por ejemplo, puede pedirnos que nos comuniquemos con usted en privado, sin la presencia de ningún miembro de su familia. Si desea recibir comunicaciones confidenciales, póngase en contacto con su proveedor de servicios OhioGuidestone o con el responsable de privacidad llamando al 440.260.8260.
No le exigiremos que explique los motivos de su solicitud e intentaremos satisfacer cualquier solicitud razonable.
Derecho a consultar y copiar su PHI. A menos que el acceso a sus expedientes esté restringido por razones de tratamiento claras y documentadas, tiene derecho a consultar su PHI cuando lo solicite. Tiene derecho a consultar y copiar dicha información sanitaria, incluidos los registros de facturación, en un momento y lugar razonables. Puede solicitar la consulta y/o copia de su expediente que contenga su PHI a su proveedor de servicios OhioGuidestone o al responsable de privacidad llamando al 440.260.8260.
Si usted solicita una copia de su información sanitaria, Nuestra Agencia puede cobrarle por el trabajo de copiar la PHI solicitada (ya sea en papel o en formato electrónico), los suministros para elaborar la copia en papel o en soporte electrónico, el franqueo y la preparación de una explicación o resumen de la PHI.
Derecho a modificar su PHI. Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos sus expedientes, si cree que su PHI es incorrecta o está incompleta. Dicha solicitud podrá realizarse mientras conservemos la información. La solicitud de modificación de expedientes debe dirigirse por escrito a su proveedor de servicios OhioGuidestone o al responsable de privacidad a la dirección 343 W. Bagley Road Berea, Ohio 44017. Podemos denegar la solicitud si no se presenta por escrito o no incluye un motivo para la modificación. La solicitud también puede ser denegada si sus expedientes de información sanitaria no fueron creados por nosotros, si los expedientes que solicita no forman parte de nuestros registros, si la información sanitaria que desea modificar no forma parte de la información sanitaria que se le permite consultar y copiar, o si, en nuestra opinión, los expedientes que contienen su información sanitaria son exactos y completos. Nuestra postura es que las modificaciones pueden consistir en una declaración por escrito de su parte y no pueden incluir la modificación, borrado o destrucción de cualquier información necesaria relacionada con su atención sanitaria.
Derecho a saber qué se ha divulgado.
Tiene derecho a solicitar un informe de las divulgaciones de su PHI que hayamos realizado por determinados motivos, incluidos los relacionados con fines públicos autorizados por ley y determinadas investigaciones. La solicitud de un informe debe enviarse por escrito a su proveedor de servicios de OhioGuidestone o al responsable de privacidad a la dirección 343 W. Bagley Rd, Berea, Ohio 44017. Las solicitudes de información no podrán referirse a periodos de tiempo que superen los seis años anteriores a la fecha de solicitud de la información. Incluiremos todas las divulgaciones excepto las relacionadas con tratamientos, pagos y operaciones de atención sanitaria, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos haya autorizado o solicitado). Le proporcionaremos gratuitamente el primer informe que solicite durante un período de 12 meses. Es posible que las solicitudes posteriores estén sujetas a una tarifa razonable basada en los costes.
Derecho a una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, aunque ya lo haya recibido con anterioridad. Para obtener una copia en papel, póngase en contacto con su proveedor de servicios o con el responsable de la protección de datos llamando al 440.260.8260.
Aviso de confidencialidad de los expedientes de los pacientes con trastornos por consumo de sustancias:
La confidencialidad de los expedientes de los clientes con trastornos por consumo de sustancias que mantiene Nuestra Agencia está protegida por las leyes y reglamentos federales. En general, a menos que la ley permita lo contrario, Nuestra Agencia no comunicará a una persona o entidad ajena a esta agencia que un cliente asiste o recibe servicios para el trastorno por consumo de sustancias ni divulgará ninguna información que identifique a un cliente como afectado por un trastorno por consumo de sustancias a menos que:
a) El cliente dé su consentimiento por escrito;
b) La divulgación está permitida por orden judicial;
c) La divulgación se hace al personal médico en una emergencia médica; o
d) La divulgación se realiza a personal cualificado con fines de investigación, auditoría o evaluación de programas.
Las leyes y reglamentos federales no protegen ninguna información sobre un delito cometido por un cliente, ya sea en Nuestra Agencia o contra cualquier persona que trabaje para Nuestra Agencia, o sobre cualquier amenaza de cometer dicho delito.
Un tribunal puede autorizar la divulgación de los expedientes de un paciente protegidos por la Parte 2 que contengan comunicaciones confidenciales si la divulgación es necesaria para investigar o enjuiciar un delito extremadamente grave cometido por cualquier persona.
Las leyes y reglamentos federales no protegen ninguna información sobre sospechas de maltrato o abandono de menores de su notificación a las autoridades estatales o locales competentes en virtud de la legislación estatal.
Una copia completa de las leyes federales, 42 U.S.C. 290 DD-3, y 42 U.S.C.EE-3 y el Título 42 del Código de Reglamentos, Parte 2 están disponibles previa solicitud.
Aviso sobre el intercambio de información sanitaria:
Participamos en uno o varios intercambios de información sanitaria. Sus proveedores de asistencia sanitaria pueden utilizar esta red electrónica para acceder de forma segura a sus historiales médicos y obtener una mejor visión de sus necesidades sanitarias. Nosotros, y otros proveedores sanitarios, podemos permitir el acceso a su información sanitaria a través del Intercambio de Información Sanitaria para tratamientos, pagos u otras operaciones sanitarias. Se trata de un acuerdo voluntario. Puede recibir una copia del formulario necesario para excluirse en cualquier momento notificándolo al responsable de privacidad de la agencia llamando al 440.260.8260.
Dónde presentar una queja:
Tiene derecho a presentar una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad, incluida la denegación de cualquiera de los derechos establecidos en este Aviso. Las reclamaciones deberán dirigirse por escrito a su proveedor de servicios OhioGuidestone o al responsable de la protección de datos, a la dirección 343 W. Bagley Rd, Berea, Ohio 44017. Le invitamos a expresar cualquier preocupación que pueda tener en relación con la privacidad de su información. No se tomará ningún tipo de represalia contra usted por presentar una queja.
También puede presentar una queja por escrito ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Avenue SW, Washington DC. 20201 o llame al número gratuito (877)696-6775, por correo electrónico a la OCR Complaint@hhs.gov, o por teléfono llamando al 312.886.2359, por fax al (312)886-1807 o TDD 312.353.5693.
Persona de contacto
Hemos designado al Responsable de Protección de Datos como nuestro punto de contacto para todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos de los consumidores y sus derechos en virtud del presente Aviso.
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con su proveedor de servicios o con el responsable de protección de datos a través de la siguiente dirección 343 W. Bagley Rd, Berea, Ohio 44017 o llamando por teléfono al 440.260.8260.