Aviso de prácticas de privacidad
Actualizado enero 2026
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PODRÍA SER UTILIZADA Y DIVULGADA SU INFORMACIÓN MÉDICA Y DE SALUD SOBRE USTED POR OHIOGUIDESTONE (“AGENCIA”), SUS DERECHOS RESPECTO A LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD Y CÓMO PRESENTAR UNA QUEJA RESPECTO A UNA VIOLACIÓN DE LA PRIVACIDAD O SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE SU SALUD O DE SUS DERECHOS RESPECTO A SU INFORMACIÓN.
POR FAVOR REVISE ESTE DOCUMENTO CUIDADOSAMENTE.
En OhioGuidestone, creemos que la información de su salud es personal y estamos comprometidos en proteger la información de su salud. Este Aviso describe las prácticas de privacidad de OhioGuidestone y aplica para toda la información de salud que lo identifica y la atención que recibió en OhioGuidestone.
Definiciones:
La información de salud individualmente identificable es la información demográfica y de salud recolectada de un individuo (de manera oral o registrada en cualquier forma o medio) que (i) es creada o recibida por nuestra Agencia y (ii) está relacionada con (a) la salud o condición mental o física pasada, presente o futura de un individuo, (b) la prestación de atención médica a un individuo o (c) el pago pasado, presente o futuro por la prestación de la atención médica a un individuo y que identifica al individuo o respecto de la cual haya una creencia razonable de que la información pueda ser utilizada para identificar al individuo.
Información de salud protegida (PHI) es la información de salud individualmente identificable que es (i) transmitida por medios electrónicos, (ii) mantenida en medios electrónicos o (iii) transmitida o mantenida en cualquier forma o medio. La información de salud protegida excluye información de salud individualmente identificable (i) en registros educativos cubiertos por la Ley de derechos educativos y privacidad de la familia (20U.S.C. 1232g), (ii) en registros descritos en 20 U.S.C. 1232g(a) (4)(B)(iv), (iii) en registros de empleo mantenidos por nuestra Agencia en su rol de empleador y (iv) respecto a personas que han estado fallecidas por más de cincuenta (50) años.
Nuestras responsabilidades:
La ley federal requiere que mantengamos la privacidad de su PHI y le proporcionemos este Aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad. Se nos requiere que notifiquemos a los individuos afectados después de un incidente de PHI no segura. Se nos requiere cumplir los términos de este Aviso, los cuales pueden ser modificados cada cierto tiempo. Nos reservamos el derecho a cambiar los términos de este Aviso y realizar nuevas disposiciones en el Aviso para toda la PHI que mantenemos. Revisaremos este Aviso sin demora cuando haya algún cambio importante en los usos o divulgaciones, sus derechos, nuestros deberes u otras prácticas establecidas en este Aviso. El nuevo aviso estará disponible bajo solicitud en nuestras oficinas y en nuestro sitio web. A menos que lo requiera la ley, un cambio importante en este Aviso no será implementado antes de la fecha efectiva del nuevo aviso en el cual se refleje el cambio importante.
Cómo podríamos utilizar o divulgar la información de su salud:
Tratamiento. Podríamos utilizar y divulgar su PHI para coordinar o administrar su atención dentro de nuestra Agencia y con individuos u organizaciones fuera de nuestra Agencia que estén involucrados en su atención, como su médico responsable, otros profesionales de atención médica, proveedores de servicio contratados u organizaciones relacionadas.
Pago. Podríamos incluir PHI en recibos por cobrar o realizar pagos o recibirlos de terceros por la atención que recibió a través de nuestra Agencia.
Operaciones de atención médica. Podríamos utilizar y divulgar PHI para nuestras propias operaciones y según sea necesario para proporcionar una atención de calidad a todos los consumidores de nuestro servicio. Nuestra Agencia está licenciada, certificada y acreditada por varias entidades externas. Cuando estas entidades realizan revisiones a la Agencia para determinar el cumplimiento de sus regulaciones, ellos podrían necesitar revisar sus registros. También tenemos personal de cumplimiento y mejora de calidad que realizan revisiones internas. Estos miembros del personal podrían revisar sus registros cada cierto tiempo para asegurarse de que el personal está proporcionando y documentando sus servicios correctamente. Las operaciones de atención médica también pueden incluir actividades diseñadas para mejorar la salud o reducir costos de atención médica, desarrollo de protocolos, administración de casos y coordinación de la atención, revisión profesional y evaluación de rendimiento, revisión y auditoría, incluyendo revisiones de cumplimiento, revisiones médicas, servicios legales y administración empresarial y actividades administrativas de nuestra Agencia.
Contactándolo. Podríamos utilizar y divulgar su PHI para contactarlo sobre citas y otros asuntos. Podríamos contactarlo por correo, teléfono, correo electrónico, mensajes de texto u otros medios de comunicación. Podríamos utilizar y divulgar su PHI para enviarle información sobre productos relacionados con la salud y servicios disponibles en OhioGuidestone.
Intercambios de información de salud. Participamos en uno o más intercambios de información de salud. Sus proveedores de atención médica pueden utilizar esta red electrónica para proporcionar acceso seguro a sus registros de salud para obtener un mejor vistazo a sus necesidades de salud. Nosotros, y otros proveedores de atención médica, podríamos permitir el acceso a su información de salud a través del intercambio de información de salud para tratamientos, pagos u otras operaciones de atención médica. Esto es un acuerdo voluntario. Usted puede recibir una copia del formulario requerido para optar por no participar en cualquier momento al notificar al oficial de privacidad de la Agencia.
Apoyo filantrópico. Podríamos utilizar o divulgar cierta información de la salud sobre usted para contactarlo en un esfuerzo para obtener fondos para apoyar OhioGuidestone y sus operaciones. Usted tiene el derecho a decidir no recibir estas comunicaciones y le diremos cómo cancelarlas.
Investigación de salud. Podríamos, bajo circunstancias muy específicas, utilizar su PHI para investigaciones. Antes de que divulguemos su PHI para estas investigaciones de manera que pueda ser identificado, el proyecto estará sujeto a una revisión extensiva y proceso de aprobación que revisa la protección de los pacientes/clientes involucrados en la investigación, incluyendo la privacidad.
Donación de tejidos y órganos: Según la ley aplicable, podemos divulgar su PHI a organizaciones de donación de órganos u otras entidades involucradas en la obtención, almacenamiento o trasplante de órganos para el propósito de donación de tejidos y trasplantes.
Salud pública y seguridad. Divulgaremos información de salud sobre usted fuera de OhioGuidestone cuando sea requerido por la ley local, estatal o federal o por un proceso de la corte. Podemos divulgar su PHI por razones de seguridad y salud pública, como reporte de nacimientos, fallecimientos, abuso o negligencia de niños, reacciones a medicamentos o problemas con productos médicos. Podemos divulgar su PHI para ayudar a prevenir o controlar la propagación de una enfermedad o notificar a una persona cuya salud o seguridad podría estar amenazada. Podemos divulgar su PHI si es necesario para prevenir o reducir una amenaza seria e inminente para su vida, salud o seguridad. Podemos divulgar su PHI si es requerido por un proceso administrativo o de la corte. Podemos divulgar PHI específica y limitada para ciertos propósitos del cumplimiento de la ley. Las regulaciones federales pueden pedirnos o autorizarnos a utilizar o divulgar PHI para facilitar funciones gubernamentales específicas relacionadas con el ejército y veteranos; seguridad nacional y actividades de inteligencia; servicios de protección para el Presidente y otros, determinaciones de idoneidad médica; y reclusos y bajo custodia policial. Podemos utilizar o divulgar su PHI para programas de compensación de trabajadores o similares. En ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a directores funerales, examinadores médicos y forenses para que realicen sus deberes según la ley aplicable.
Supervisión sanitaria. Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión sanitaria para actividades, incluyendo auditorías, investigaciones criminales, civiles o administrativas, inspecciones, licencias o acciones disciplinarias. Sin embargo, no divulgaremos su PHI si usted es sujeto de una investigación y su PHI no está relacionado directamente con su recibo de atención médica o beneficios públicos.
Divulgaciones que usted nos puede autorizar:
Nosotros no utilizaremos o divulgaremos su PHI sin autorización, a excepción de lo descrito en este Aviso. La mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia requieren su autorización.
Sujetos a ciertas excepciones limitadas; no podemos utilizar o divulgar su PHI para marketing o de ninguna manera que se considere como una venta, sin su autorización. Usted puede darnos una autorización escrita para utilizar y/o divulgar información de salud a cualquiera por cualquier propósito. Si usted nos autoriza a utilizar o divulgar esta información, usted puede revocar la autorización por escrito en cualquier momento, pero nosotros no podemos cambiar ningún uso o divulgación de su PHI realizado con su autorización.
La ley de Ohio puede requerir que obtengamos su consentimiento para ciertas divulgaciones de información de salud respecto al rendimiento o resultados de una prueba de VIH o diagnóstico de SIDA o una condición relacionada con el SIDA, resultados de prueba genética, y tratamiento contra las drogas o alcohol que usted haya recibido en nuestra Agencia.
Sus derechos con respecto al PHI:
Usted tiene los siguientes derechos respecto al PHI que mantenemos:
Derecho a un representante personal. Usted puede designar personas a nosotros que puedan servir como su representante personal autorizado, como un tutor designado por la corte, un poder debidamente otorgado y especifico que conceda dicha facultad, un poder duradero para atención médica si permite que dicha persona actúe cuando usted puede comunicarse por su cuenta u otro método reconocido por la ley aplicable. Sin embargo, nosotros podemos rechazar a un representante si, bajo nuestro juicio profesional, determinamos que no es lo más conveniente para usted.
Derecho a solicitar restricciones. Usted puede solicitar restricciones para ciertos usos y divulgaciones de su información de salud. Usted tiene el derecho de solicitar un límite para la divulgación de su PHI a alguien que esté involucrado en su atención o en el pago de su atención. Aunque consideraremos su solicitud, por favor tenga en cuenta que no estamos bajo ninguna obligación de aceptarlo o cumplirlo a menos que la solicitud sea respecto a la divulgación del PHI a un plan de salud para propósitos de realizar pagos u operaciones de atención médica y la PHI se refiere exclusivamente a un servicio de atención médica para la cual el proveedor ha sido pagado en su totalidad. Para solicitar estas restricciones, por favor contacte a su proveedor de servicio OhioGuidestone o al oficial de privacidad.
Derecho a recibir información confidencial. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted de manera confidencial. Por ejemplo, usted puede solicitarnos que realicemos comunicaciones respecto a su información de salud solo con usted en privado, sin familiares presentes. Si usted desea recibir comunicaciones confidenciales, por favor contacte a su proveedor de servicio de OhioGuidestone o al oficial de privacidad. Podemos no solicitarle una explicación para su solicitud e intentaremos honrar cualquier solicitud razonable.
Derecho a inspeccionar y copiar su PHI. A menos que su acceso a sus registros esté restringido por razones de tratamiento claras y debidamente documentadas, usted tiene el derecho a ver su PHI bajo solicitud. Usted tiene el derecho a inspeccionar y copiar dicha información de salud, incluyendo registros de facturación, en un lugar y tiempo razonable. Una solicitud para inspeccionar y/o para una copia de su registro que contenga su PHI puede ser realizado por su proveedor de servicio de OhioGuidestone o por el oficial de privacidad.
Si usted solicita una copia de su información de salud, nuestra Agencia puede cobrar por el trabajo de copiar la PHI solicitada (ya sea el papel o de manera electrónica), suministros para crear copias en papel o medios electrónicos, franqueo y la preparación de una explicación o resumen de la PHI.
Derecho a modificar su PHI. Usted tiene el derecho a solicitar que modifiquemos sus registros si cree que su PHI es incorrecta o incompleta. Esa solicitud puede realizarse siempre y cuando nosotros tengamos la información. Una solicitud para la modificación de registros debe realizarse por escrito a su proveedor de servicio OhioGuidestone o al oficial de privacidad. Podemos rechazar la solicitud si no está por escrito o no incluye el motivo de la modificación. La solicitud también puede ser denegada si sus registros de información de salud no fueron creados por nosotros, si los registros que está solicitando no son parte de nuestros registros, si la información de salud que desea modificar no es parte de la información de salud que usted tiene permitido inspeccionar y copiar o si, en nuestra opinión, los registros que contienen su información de salud son precisos y completos. Nosotros responderemos en menos de 60 días después de recibir su solicitud. Sostenemos la postura de que las modificaciones pueden consistir en la inclusión de una declaración escrita de su parte y pueden no incluir cambiar, alterar o destruir cualquier información relacionada con su atención médica.
Derecho a saber qué divulgaciones se han realizado. Usted tiene el derecho a solicitar un registro de las divulgaciones de su PHI realizadas por nosotros por varios motivos, incluyendo motivos relacionados con propósitos públicos autorizados por la ley y ciertas investigaciones. La solicitud para un registro debe realizarse por escrito a su proveedor de servicio OhioGuidestone o al oficial de privacidad. Las solicitudes de registros no pueden realizarse por períodos de tiempo que excedan los seis (6) años para registros de salud mental y tres (3) años para registros de trastornos por consumo de sustancias antes de la fecha en la cual fue solicitado el registro. Incluiremos todas las divulgaciones, a excepción de las que sean sobre tratamientos, pagos y operaciones de atención médica y ciertas otras divulgaciones (como cualquiera que usted haya autorizado o nos haya pedido que realicemos). Proporcionaremos el primer registro que solicite durante cualquier período de 12 meses sin cargo. Solicitudes posteriores de registros pueden estar sujetas a una tarifa basada en el costo.
Derecho a una copia en papel de este Aviso. Usted tiene el derecho a una copia de este Aviso en papel o en forma electrónica y discutirla con el oficial de privacidad de la Agencia.
Aviso de confidencialidad de registros de pacientes/clientes con trastorno por consumo de sustancias (SUD):
La confidencialidad de los registros de pacientes/clientes con trastorno por consumo de sustancias mantenidas por nuestra Agencia está protegida por ley federal y regulaciones. Generalmente, a menos que lo permita la ley, nuestra Agencia no comunicará a una persona o entidad externa a esta Agencia que un paciente/cliente recibe servicios por trastorno por consumo de sustancias o divulgaremos cualquier información que identifique a un paciente/cliente como alguien que tenga trastorno por consumo de sustancias a menos que: (i) el paciente/cliente lo consienta por escrito (el paciente/cliente puede proporcionar un consentimiento único para todos los usos y divulgaciones futuros de registros SUD e información para propósitos de tratamiento, pago y operaciones de atención médica). Este consentimiento no permite el uso o redistribución por procedimientos civiles, criminales, administrativos o legislativos en su contra. Si usted proporciona un consentimiento único para operaciones de salud médica, los registros divulgados a una entidad cubierta o socio de negocios bajo este consentimiento pueden ser redistribuidas por la entidad cubierta o socio de negocios, en la medida que lo permita HIPAA); (ii) la divulgación es permitida por orden de la corte; (iii) la divulgación sea realizada a personal médico en una emergencia médica; o (iv) la divulgación sea realizada a personal calificado para investigación, auditoría o programa de evaluación.
La ley federal y sus regulaciones no protegen ninguna información sobre un crimen cometido por un paciente/cliente, ya sea en nuestra Agencia o en contra de cualquier persona que trabaje para nuestra Agencia o cualquier amenaza de cometer un crimen. Las leyes federales y sus regulaciones no protegen ninguna información sobre un abuso infantil sospechado o negligencia reportada bajo la ley estatal a una autoridad local o estatal apropiada.
Una corte puede autorizar la divulgación de los registros protegidos según la Parte 2 que contengan comunicaciones confidenciales si la divulgación es necesaria para investigar o procesar un crimen extremadamente serio cometido por alguien. Una copia completa de las leyes federales, 42 U.S.C. 290 DD-3 y 42 U.S.C.EE-3 y Título 42 del Código de Regulaciones, Parte 2, está disponible bajo solicitud.
Dónde presentar una queja:
Usted tiene el derecho a quejarse de nosotros si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, incluyendo la negación de cualquier derecho establecido aquí en este Aviso. Cualquier queja hacia nosotros puede ser realizada por escrito a su proveedor de servicio OhioGuidestone o al oficial de privacidad en 343 W. Bagley Rd, Berea, Ohio 44017. Lo alentamos a expresar cualquier preocupación que tenga sobre la privacidad de su información. No se tomarán represalias en su contra de ninguna manera por presentar una queja.
También puede presentar una queja por escrito con las Operaciones Centralizadas de Gestión de Casos del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Avenue SW, Room 509F HHH Bldg., Washington DC. 20201 o llame de manera gratuita al 1.800.368.1019, por correo electrónico a OCRComplaint@hhs.gov, por fax al 312.886.1807 o TDD 1.800.537.7697
Persona de contacto
Hemos designado al oficial de privacidad como nuestro punto de contacto para todos los problemas respecto a privacidad del consumidor y sus derechos bajo este Aviso. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, por favor contacte a su proveedor del servicio o al oficial de privacidad en 343 W. Bagley Rd, Berea, Ohio 44017 o por teléfono al 440.260.8260.